دستورالعمل تهیه صورت وضعیت

دستورالعمل تهیه صورتجلسه ها، دستورکارها و صورت وضعیتهای موقت و قطعی کارهای پیمانکاری

صورت مجالس و دستور کار در پروژه های عمرانی

صورت مجلس

صورت­جلسات با توجه به شرایط عمومی و خصوصی پیمان، فهرست بها، آیین نامه­ ها و بخشنامه­ های فنی سازمان برنامه و بودجه و نیاز پروژه تهیه و جزئی از مدارک وقابل استناد پروژه ­ها می­باشد. این اسناد (صورت­جلسه­ ها) باعث شفافیت اطلاعات مالی و حقوقی پروژه می­شود.
انواع صورت­جلسات شامل؛ صورت­جلسات تحویل زمین، صورت­جلسه درستی نقاط نشانه کارگاه، صورت­جلسه ورود مصالح به کارگاه، صورت­جلسه کار انجام شده (کارکرد)، صورت­جلسه مصالح پای­کار، صورت­جلسه تحویل موقت و صورت­جلسه تحویل قطعی می‌شود.

دستور کارها

همانگونه که پیشتر به آن اشاره گردید، دستورکار به اسنادی گفته می­شود که براساس اسناد و مدارک پیمان ازطریق مهندس ناظر و طراح به مجری جهت اجرای کار ابلاغ می­شود. به‌طورکلی دستورکارها به سه گروه زیر طبقه­ بندی می­شوند:
1) دستورکار فنی: این دستورات به منظور مطابقت کار اجرا شده با نشریات، استانداردها و دستورالعمل­ ها به مجری ابلاغ می­شود. ناگفته نماند که دستورکار فنی دارای بار مالی نمی­باشد.
2) دستورکار اصلاحی: این گروه از دستورکارها به منظور اصلاح نقشه یا مشخصات فنی نسبت به اسناد اصلی پیمان ابلاغ می­شود. باید توجه شود که دستورکار اصلاحی برخلاف فنی دارای بار مالی می­باشد.
3) دستورکار الزامی: دستورکار الزامی برای اجرای برخی از عملیات اجرایی که الزامی می­باشد ابلاغ می­گردد. این دستورکارها نیز همانند دستورکار اصلاحی دارای بار مالی می­باشد.
نکته: براساس ماده 33 شرایط عمومی پیمان، دستورکارهایی که دارای بار مالی هستند (دستورکار اصلاحی و الزامی) باید فقط ازطریق مهندس مشاور و کارفرما به مجری ابلاغ گردد. درواقع افرادی همچون ناظر و سرپرست کارگاه حق ابلاغ چنین دستورکارهایی را نداشته و این اشخاص فقط می­توانند دستورکار فنی صادر کنند.
در مورد دستورکارهای جدید در مقاله کلیات متره و برآورد و کاربردهای متره و برآورد توضیحات کافی ارائه‌شده است. اما آنچه در زمینه صورت‌وضعیت یک مترور باید به آن دقت کرد این است که دستور کارها باید به ­عنوان مستندات کارکرد پیمانکار، همراه صورت‌وضعیت ارائه شود

وظایف سر پرست کارگاه

وظایف سر پرست کارگاه

1. مطالعه دقیق پیمان منعقده فیمابین شرکت و پیمانکاران و آگاهی از تعهدات طرفین قرارداد و داشتن اطلاعات کافی و کلی از نقشه‌ها و مدارک منضم به پیمان و همچنین آشنایی کافی با فعالیت‌ها و عملیات موضوع پیمان و برنامه زمانبندی اجرای عملیات.
2. آگاهی کافی از قیمت‌های روز مصالح و دستمزدها و هزینه اجرای عملیات موضوع پیمان و داشتن توانایی لازم به منظور آنالیز بهاء واحد کارهای مربوط به موضوع پیمان و داشتن تخصص و تجربه کافی در زمینه مدیریت کارگاهی و مدیریت پروژه‌های عمرانی و آگاهی لازم در مورد بخشنامه‌های مهم سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی، مرتبط با کارهای حوزه مدیریت خود.
3. دارای توانمندی‌های مدیریتی لازم برای هدایت پروژه و کارگاه و برخورداری از متانت وشیوایی کلام در طرح مسائل پروژه و در دفاع از حقوق شرکت و تلاش در جهت حفظ منافع شرکت و توانمند برای کاهش زیان‌های احتمالی پروژه و شرکت.
4. آگاهی کافی از «آیین نامه معاملات» و ضوابط و مقررات شرکت و آشنائی با ضوابط و مقررات «مالی‌» و نحوه استفاده از صورت هزینه‌ها و سایر مدارک در چگونگی صدور سند حسابداری.
5. نظارت کلی بر نحوه کار کارگاه و مشارکت در حل و فصل مسائل کلان کارگاه و راهنمایی و هدایت سرپرست کارگاه در چهارچوب وظایف محوله و به گونه‌ای که به وظایف و اختیارات سرپرست کارگاه لطمه‌ای وارد نشود و شأن سرپرست کارگاه نیز حفظ و رعایت شده باشد.
6. نظارت بر عملکرد رئیس یا سرپرست کارگاه و اعمال کنترل‌های لازم به منظور حصول اطمینان از انجام مطلوب و به موقع وظایف وی در کارگاه و ارائه گزارش به معاون فنی و اجرایی شرکت در مورد مشکلات و مسائل کارگاه و ارائه پیشنهاد و راه‌حل جهت حل و فصل مسایل کارگاهی.
7. ایجاد ارتباط فعال و مطلوب با پیمانکار، کارفرما و دستگاه نظارت و نمایندگان آن‌ها در چهارچوب پیمان و منافع شرکت و دریافت نظرها و دیدگاه‌های ایشان در مورد کار و پروژه و انتقال نظر و دیدگاه‌ها به معاون اجرایی شرکت و همچنین تلاش در جهت تحقق نظرها و دیدگاه‌های مذکور در چهارچوب پیمان و منافع شرکت و ارائه راهکارهای مناسب به منظور حل و فصل‌ مسائل پروژه و تسریع در عملیات اجرایی و دفاع از حقوق و منافع شرکت در مقابل کارفرما و مشاور و نمایندگان آن‌ها.
8. نظارت مستمر بر انجام به موقع فعالیت‌های کارگاهی، به ویژه عملیات مستندسازی کار و پیگیری دریافت مصوبه صورتجلسات و تأییدات کارفرما و مشاور.
9. عملیات دریافت آمار و اطلاعات از نحوه انجام عملیات و ارائه گزارش‌های نوبه‌ای در قالب تعیین شده به گونه‌ای که شرکت از روند کار، آمار و اطلاعات کافی داشته باشد.
10. دریافت دیدگاه‌ها و خط مشی تعیین شده از سوی شرکت برای پروژه و کارگاه و پیگیری تحقق این دیدگاه‌ها و خطی‌مشی‌ها و رعایت دقیق آن‌ها .
11. پیگیری تشکیل جلسات با کارفرما و مشاور به منظور دفاع از حقوق و منافع شرکت و پروژه و شرکت فعال در جلسات مذکور با هماهنگی و در معیت نماینده‌ای از شرکت و پیگیری لازم به منظور اجرای مفاد صورتجلسات مذکور و ارائه گزارش نتایج حاصل از پیگیری‌ها به شرکت (معاون اجرایی شرکت).
12. نظارت و کنترل هزینه‌های کارگاه و مقایسه با درآمدهای حاصل از کار کارگاه و برنامه‌ریزی و انجام اقدامات مقتضی به منظور ایجاد و حفظ منافع و سود شرکت از بابت اجرای پروژه.
13. تهیه صورت وضعیت پیمانکاران و ارائه آن‌ها به شرکت.
14. رصد برنامه زمانبندی تهیه و تدارک مصالح و مایحتاج کارگاه و بررسی و اصلاح برنامه تهیه شده مذکور در کارگاه و همچنین نظارت بر  هزینه کرد کارگاه
15. ارائه به موقع گزارش مربوط به سود و زیان احتمالی پروژه ، لایحه تاخیرات و اعلام هشدارها و راهکارهای مناسب و به موقع به شرکت و کارگاه به منظور حفظ منافع شرکت و کارگاه.
16. انجام اقدامات و وظایف محوله از سوی معاون اجرایی
17. ایجاد حفاظ های مناسب و سایر اقدامات حراستی و حفاظتی در کارگاه به جهت جلوگیری از وقوع سرقت از کارگاه
18. تعیین صلاحیت پیمانکاران دسته دوم به لحاظ نیروی کار، ساعت کار و تعهدات اجرایی
19. نظارت بر نحوه عملکرد پیمانکاران دسته دوم درباره خرید، توزیع و تحویل مصالح
20. اخذ دستور کار برای کارهای خارج از قرارداد